Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Fragen zum Datenschutz und Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Auch geschäftliche Kontaktdaten und Angaben über Einzelunternehmer können personenbezogen sein. Unser Angebot richtet sich an Unternehmen.

Wir verarbeiten Daten insbesondere zur Bereitstellung der Website, zur Durchführung angeforderter Auswertungen, zur Auslieferung von Dokumenten und zur Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Die Zwecke und Rechtsgrundlagen werden nachfolgend für die jeweiligen Vorgänge erläutert.

Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Online-Angebot erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

3. Hosting bei Vercel

Unsere Website wird über Vercel bereitgestellt. Anbieter ist Vercel Inc., USA. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Browser- und Betriebssysteminformationen, gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite sowie technische Status- und Fehlerdaten.

Diese Verarbeitung dient der Auslieferung, Verfügbarkeit und Sicherheit der Website sowie der Erkennung von Störungen und missbräuchlichen Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und zuverlässige Betrieb unseres Online-Angebots.

Technische Protokolldaten werden entsprechend dem für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlichen Zeitraum verarbeitet. Daten zu konkreten Sicherheitsvorfällen können bis zu deren Aufklärung und gegebenenfalls für die Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt werden. Zur internationalen Verarbeitung siehe Ziffer 12.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Vercel und Vercel Data Processing Addendum.

Schriftarten und Medien

Die Schriftarten der Website werden lokal über unsere Website ausgeliefert. Für diese Schriftarten wird beim Seitenaufruf keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt. Statische Bilder und andere Medien werden ebenfalls über die Website bereitgestellt.

4. Technische Betreuung und Datenhaltung

POLOLINK

Die technische Betreuung erfolgt durch POLOLINK, Anton Pololin, Deutschland. POLOLINK betreut die Website, Backend-Systeme, Datenbank und automatisierten Abläufe für Auswertung, Dokumenterstellung und Versand. POLOLINK verarbeitet dabei Daten in unserem Auftrag. Verantwortlich für die Zwecke bleibt DialogGuru.

Zugriff erhalten Tobias Weustenfeld und die für die Betreuung berechtigte Person bei POLOLINK, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Die nachfolgend genannten technischen Dienste werden für die jeweils beschriebenen Zwecke eingesetzt.

Supabase

Für die Speicherung und Verwaltung von Einreichungen, Kontaktdaten, Auswertungsergebnissen und erzeugten Dokumenten nutzen wir Supabase. Auch die von POLOLINK betreuten Backend-Systeme greifen auf die dort verwalteten Daten zu. Bei direkten Anfragen Ihres Browsers an Supabase werden zusätzlich technische Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel der Anfrage, verarbeitet.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang, insbesondere der angeforderten Auswertung oder der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Informationen zum Anbieter finden Sie in der Datenschutzerklärung von Supabase und im Supabase Data Processing Addendum.

Verarbeitung auf einem IONOS-Server

Automatisierte Arbeitsschritte für die Selfcheck-Auswertung und die Erstellung und Auslieferung von Ergebnissen laufen auf einem von POLOLINK betreuten Server bei IONOS. Anbieter ist IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland.

Dabei werden die für den jeweiligen Schritt erforderlichen Eingaben, Ergebnisse und Kontaktdaten sowie technische Auftrags- und Fehlerdaten verarbeitet. Die Verarbeitung dient der Durchführung der angeforderten Leistung und ihrem zuverlässigen Betrieb. Die Rechtsgrundlagen entsprechen dem jeweiligen Vorgang; für erforderliche Sicherheits- und Fehlerprotokolle ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von IONOS.

5. Selfcheck und Ergebnisbericht

Mit dem Selfcheck können Sie das Potenzial Ihrer bestehenden Kundenbeziehungen einschätzen lassen. Hierzu verarbeiten wir Ihre Antworten und Unternehmensangaben sowie die daraus berechneten Ergebnisse.

Je nach ausgefüllten Feldern gehören dazu:

• Jahresumsatz, Anteil aktiver Kunden und gegebenenfalls Kundenzahl sowie durchschnittlicher Umsatz je Kunde;
• Antworten zur Datenqualität, Segmentierung, Kontaktfrequenz, Reaktivierung, zu zusätzlichen Angeboten und zur Kundenbindung;
• Name, Unternehmen und E-Mail-Adresse;
• Potenzialberechnungen, Nutzungsgrade und daraus erzeugte Handlungshinweise;
• Zeitpunkt der Einreichung sowie Bearbeitungs- und Zustellstatus.

Die E-Mail-Adresse ist eine Pflichtangabe. Ohne die erforderlichen Angaben können Sie den Selfcheck nicht vollständig nutzen. Wir verwenden die Daten für die Berechnung, die Erstellung und Bereitstellung Ihres Berichts sowie die Bearbeitung zugehöriger Rückfragen.

Soweit Sie selbst eine Leistung bei uns anfragen und die Verarbeitung hierfür erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie als Ansprechperson eines Unternehmens, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage der erforderlichen Verarbeitung. Unser Interesse ist die Durchführung der angeforderten Unternehmensanalyse und die Kommunikation mit der anfragenden Person.

Eine darüber hinausgehende werbliche Nutzung ist ein eigener Zweck. Informationen hierzu finden Sie unter Ziffer 9.

6. KI-gestützte Auswertung

Für erläuternde Texte im persönlichen PDF-Bericht verwenden wir KI-Modelle von Anthropic über eine geschäftliche Programmierschnittstelle. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist nach den veröffentlichten Standardbedingungen Anthropic Ireland, Limited der Vertragspartner.

Für die Formulierung der erläuternden Texte übermitteln wir an die KI den angegebenen Unternehmensnamen, die Branche, die Antworten zum Umgang mit Bestandskunden in zusammengefasster Form sowie daraus abgeleitete Schwerpunkte und Handlungshinweise. Die E-Mail-Adresse und Ihr Vorname werden für diesen KI-Schritt nicht übermittelt. Die Zahlenberechnung und die persönliche Ansprache im PDF erfolgen getrennt von der KI-Textauswertung.

Zweck ist die Erstellung der von Ihnen angeforderten Auswertung. Die hierfür erforderliche Verarbeitung erfolgt auf den in Ziffer 5 beschriebenen Rechtsgrundlagen. Der Bericht dient als Orientierung und kann Fehler enthalten. Die bloße Erstellung des Berichts führt zu keiner Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Sie.

Anthropic beschreibt für reguläre API-Anfragen eine Löschung von Ein- und Ausgaben innerhalb von 30 Tagen. Abweichungen sind insbesondere aufgrund verwendeter Funktionen, abweichender Vereinbarungen, gesetzlicher Pflichten sowie Sicherheits- und Missbrauchsfällen möglich. Diese Anbieterregel ist von der Speicherung Ihrer Selfcheck-Einreichung in unseren Systemen zu unterscheiden.

Weitere Informationen: Anthropic Data Processing Addendum und Hinweise zur Aufbewahrung von API-Daten.

7. Whitepaper, E-Mail und Kontaktanfragen

Angeforderte Downloads

Wenn Sie ein Whitepaper anfordern, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und freiwillige Angaben wie Name, Unternehmen beziehungsweise Werkstatt und Telefonnummer. Die Daten dienen der Bereitstellung des Dokuments und der Bearbeitung damit zusammenhängender Rückfragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für eine von Ihnen selbst angefragte Leistung erforderlich ist. Für geschäftliche Anfragen durch Ansprechpersonen von Unternehmen stützen wir die erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist die Bereitstellung der angeforderten Fachinformationen.

Automatisierter E-Mail-Versand

Für den automatisierten Versand der Selfcheck-Bestätigung und des Ergebnisberichts nutzen wir eine selbst betriebene Automation auf unserem IONOS-Server und ein E-Mail-Postfach bei IONOS SE. Verarbeitet werden insbesondere Empfängeradresse, gegebenenfalls Empfängername, Betreff, Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt und technische Fehlermeldungen. Für diesen Versand ist kein Öffnungs- oder Klicktracking eingerichtet.

Die Verarbeitung erfolgt für den Zweck und auf der Rechtsgrundlage der jeweiligen Nachricht. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von IONOS.

E-Mail-Postfach bei IONOS und Telefon

Unsere E-Mail-Postfächer werden von IONOS SE betrieben. Wenn Sie uns eine E-Mail senden, verarbeiten wir Ihre Absender- und Kontaktdaten, den Nachrichteninhalt und technische Kommunikationsdaten. Bei einem Telefonat verarbeiten wir die mitgeteilten Angaben und gegebenenfalls Gesprächsnotizen.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und erforderlicher Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei erforderlichen vorvertraglichen oder vertraglichen Maßnahmen mit Ihnen selbst beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen und geschäftlicher Kommunikation mit Unternehmensansprechpersonen. Unser Interesse ist eine sachgerechte Bearbeitung Ihres Anliegens.

8. Terminbuchung und Kontaktverwaltung

Für die Buchung eines Erstgesprächs verlinken wir auf den Kalender von Pipedrive. Anbieter für Kunden mit Sitz in Deutschland ist Pipedrive OÜ, Mustamae tee 3a, 10615 Tallinn, Estland. Mit dem Öffnen des Buchungslinks rufen Sie eine externe Seite auf. Dort werden technische Verbindungsdaten, die eingetragenen Kontaktdaten, der ausgewählte Termin und gegebenenfalls Angaben zum Gesprächsanlass verarbeitet.

Pipedrive dient außerdem der Verwaltung von Anfragen und Kontakten. Dort können Kontaktdaten, Herkunft und Anlass einer Anfrage, Terminangaben, Kommunikationsnotizen und Bearbeitungsstände gespeichert werden. Dazu gehören auch Kontakte aus Selfcheck- und Download-Anfragen.

Die erforderliche Terminvereinbarung und Anfragebearbeitung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die geschäftliche Kommunikation mit Unternehmensansprechpersonen und die Organisation der Bearbeitung. Eine darüber hinausgehende werbliche Nutzung richtet sich nach Ziffer 9.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Pipedrive und Pipedrive Data Processing Addendum.

9. Kontaktpflege und Werbung

Kontaktdaten aus Selfcheck- und Whitepaper-Anfragen werden auch für die längerfristige Kontaktpflege und die gezielte Ansprache zu unseren Leistungen verwendet. Dies ist von der Bereitstellung des angeforderten Dokuments zu unterscheiden.

Für Werbe-E-Mails ist grundsätzlich eine gesonderte vorherige Einwilligung erforderlich. Rechtsgrundlage einer auf Einwilligung beruhenden Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Zustimmung zu den Datenschutzhinweisen stellt für sich genommen keine Werbeeinwilligung dar. Eine Ausnahme für Bestandskunden kommt nur bei Erfüllung sämtlicher Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG in Betracht.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen. Eine Nachricht an hallo@dialogguru.de genügt. Die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt. Das Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung wird unter Ziffer 15 erläutert.

Die bloße Angabe einer Telefonnummer ist keine pauschale Einwilligung in Werbeanrufe. Ein ausdrücklich gewünschter Rückruf wird zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens genutzt.

10. Verwaltungsbackend und Anmeldung

Das Backend unter backend.dialogguru.de dient berechtigten Personen zur Verwaltung von Einreichungen, Kontakten und Inhalten. Es ist kein öffentliches Kundenportal. Zur Anmeldung und Zugriffskontrolle wird Supabase Auth verwendet. Hierbei werden E-Mail-Adresse, Anmelde- und Authentifizierungsdaten, Benutzerkennung, Berechtigungen und technische Verbindungsdaten verarbeitet.

Für eine angemeldete Sitzung werden Authentifizierungsinformationen in Cookies des Browsers gespeichert und ausgelesen. Dies ist für den ausdrücklich angeforderten geschützten Zugang erforderlich. Grundlage für den notwendigen Endgerätezugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die zugehörige Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist die Zugriffskontrolle und der Schutz der verwalteten Daten.

Bei einer angeforderten Passwortzurücksetzung wird die hinterlegte E-Mail-Adresse zur Durchführung dieses Vorgangs verwendet. Der Zugriff wird auf die für die jeweilige Aufgabe benötigten Berechtigungen begrenzt.

11. Cookies und Nutzungsanalyse

Auf der öffentlichen Website setzen wir derzeit keine Webanalyse zur Messung von Seitenaufrufen, Klicks oder Abbrüchen ein. Die erforderliche Verarbeitung von Einreichungen, technischen Verbindungsdaten und Zustellinformationen bleibt davon unberührt.

Technisch erforderliche Speicherungen und Zugriffe auf Ihrem Endgerät werden eingesetzt, soweit sie für eine von Ihnen ausdrücklich angeforderte Funktion notwendig sind. Für die Anmeldung im Verwaltungsbackend ist dies unter Ziffer 10 beschrieben.

12. Empfänger und internationale Verarbeitung

Empfänger personenbezogener Daten sind die in dieser Erklärung genannten Dienstleister und die zur Bearbeitung berechtigten Personen bei DialogGuru und POLOLINK, soweit dies für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist.

Bei internationalen Anbietern wie Vercel, Supabase, Anthropic und Pipedrive kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA. Ein europäischer Unternehmenssitz oder eine europäische Datenbankregion schließt weitere Verarbeitungsorte, etwa für Support und Unterauftragnehmer, nicht automatisch aus.

Die veröffentlichten Datenverarbeitungsvereinbarungen dieser Anbieter sehen für erfasste Drittlandübermittlungen insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 DSGVO vor. Soweit ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO besteht, kann dieser maßgeblich sein. Das EU-US Data Privacy Framework gilt nur für entsprechend zertifizierte US-Organisationen und die von ihrer Zertifizierung erfassten Verarbeitungen.

Informationen zu den im konkreten Fall geltenden Garantien und eine entsprechende Kopie beziehungsweise Auskunft können Sie unter hallo@dialogguru.de anfordern. Die oben verlinkten Anbietervereinbarungen enthalten weitere Informationen zu den vorgesehenen Übermittlungsmechanismen.

13. Speicherdauer

Maßgeblich für die Speicherdauer sind der jeweilige Verarbeitungszweck, die Erforderlichkeit der Daten und gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Für die einzelnen Vorgänge gelten folgende Kriterien:

• Anfragen und Termine: die Bearbeitung des Anliegens und zugehöriger Rückfragen; bei einem anschließenden Auftrag zusätzlich die erforderliche Vertragsabwicklung.
• Selfcheck-Einreichungen: die Angaben für die Auswertung und Zustellung werden in unserer Selfcheck-Tabelle spätestens 30 Tage nach der Einreichung gelöscht. Der per E-Mail zugestellte PDF-Bericht wird dort nicht dauerhaft als Datei gespeichert.
• Werbekontakte: der Bestand einer wirksamen Grundlage und des konkreten Werbezwecks. Nach Widerruf oder Widerspruch endet die entsprechende werbliche Verwendung.
• Einwilligungsnachweise und Werbesperren: E-Mail-Adresse, Bestätigungs- oder Widerrufszeitpunkt und notwendige Nachweisdaten bleiben getrennt von der Selfcheck-Einreichung gespeichert, solange dies für den Nachweis oder die Beachtung einer Abmeldung erforderlich ist.
• Backend-Zugänge, technische Protokolle und Sicherungen: der erforderliche Zugangs-, Sicherheits- und Wiederherstellungszweck sowie die jeweiligen Sitzungs-, Protokoll- und Sicherungszyklen.

Eine längere Aufbewahrung kann erforderlich sein, wenn gesetzliche Pflichten bestehen oder Daten für konkrete Rechtsansprüche benötigt werden. Diese Zwecke rechtfertigen keine pauschale unbegrenzte Speicherung sämtlicher Formularangaben.

14. Geplante Erweiterungen

Für die Weiterentwicklung des Angebots sind folgende Änderungen vorgesehen. Sie beschreiben geplante Funktionen und sind keine Aussage darüber, dass diese Verarbeitungen bereits stattfinden:

• Cal.com: Der derzeitige Pipedrive-Buchungskalender soll durch Cal.com ersetzt werden. Pipedrive kann unabhängig davon als Kontaktverwaltung weiter eingesetzt werden. Anbieter der Cal.com-Cloud ist Cal.com, Inc., USA. Datenschutzhinweise von Cal.com.
• OpenAI: Ein ergänzender Einsatz von OpenAI-Modellen für die Auswertung ist vorgesehen. Vor einem solchen Einsatz werden der konkrete Datenumfang, Anbieter und die Verarbeitungsbedingungen ergänzt. OpenAI-Hinweise zu API-Daten.
• Vercel Web Analytics: Geplant ist die Auswertung von Seitenaufrufen, CTA-Klicks, Selfcheck-Schritten, Abbrüchen und Formularabschlüssen. Die Messung ist derzeit nicht aktiv. Vor Aktivierung werden die konkreten Ereignisse, Rechtsgrundlagen und gegebenenfalls erforderlichen Einwilligungsmöglichkeiten beschrieben. Datenschutzhinweise zu Vercel Web Analytics.
• Selfcheck-Zwischenstände: Eine Speicherung vor dem endgültigen Absenden ist geplant, aber noch nicht integriert. Vor ihrer Einführung werden Speicherbeginn, Zweck, Datenumfang, Rechtsgrundlage und Dauer festgelegt und bereits vor dem ersten Speichern erläutert.

15. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung und Vervollständigung nach Art. 16 DSGVO;
• Löschung nach Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an hallo@dialogguru.de wenden. Soweit erforderlich, bitten wir um geeignete Angaben zur Prüfung Ihrer Identität und zur Zuordnung der betroffenen Daten.

Widerspruch bei berechtigten Interessen

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit Widerspruch einlegen. Dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Die Verarbeitung wird dann nicht fortgesetzt, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruch gegen Direktwerbung

Der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen. Dies gilt auch für damit zusammenhängendes Profiling. Nach einem solchen Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Beschwerderecht

Sie können sich insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes beschweren. Am Sitz von DialogGuru ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig. Kontakt zur Aufsichtsbehörde.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die angebotenen Funktionen, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Weitere Anbieterinformationen finden Sie in unserem Impressum.